因公临时出国/赴港澳业务办理指南
办公地点：信息学部国际交流服务中心
办公咨询电话：87689059/87689079（因公临时出国审批）； 87689279（因公临时赴港澳审批）；
87680679（因公证件管理）； 87689049(因公签证/签注受理、护照指纹采集及照相）
咨询邮箱：[email protected]
因公临时出国/赴港澳业务办理指南
校内审批
一、注意事项
（一）因公临时出国（境）是指受学校派遣，以执行公务为目的，出访时间、出访国家（地区）、出访线路等均有严格规定的出国（境）活动，出访时间在90天（含）以内的。超过90天出访任务请咨询人事部相关部门办理。
（二）审批及服务的主要对象：学校在编在岗教职员工（含港澳台同胞、持外国永久居留证或已取得外国国籍的人士）、离退休返聘人员（需人事部提供返聘证明）、我校正式聘用且人事、档案关系在我校的在站博士后、与学校或附属医院签订工作合同的非事业编制工作人员。
（三）系统提交申请材料一般提前60-90天（赴港澳地区至少提前25天）。若超出系统填报时间范围，且情况紧急，请先咨询87689049(证照、签证/签注业务）可否办理，若可以办理的，出访人员需在系统上传情况说明后联系校内审批人员（87689079）开通系统填报权限。
二、办理步骤
（一）AV淘宝
个人信息门户——外事管理系统（//ws.avtb10.com/）——因公临时出国（境）综合服务管理系统，在线提交申请材料。
（二）先由出访人员所在单位的外事专办员、分管领导（负责人）线上初审。初审通过后系统自动公示！！！
（三）由网络信息安全办公室、国际交流部（ 港澳台事务办公室）、组织部/人事部、财务部等线上审批；线上审核通过后无需去各单位盖章！！！
（四）出访人员收到审批通过短信的第二个工作日起，准备签证/签注材料。前往信息学部国际交流服务中心209室（湖北省外办服务窗口）办理相关手续。
校外手续
一、出访人员收到校内审批通过短信的第二个工作日起，准备签证/签注材料，若无因公证件或因公证件即将（已）过期，在此步骤可一并办理。
1、出国签证材料：在“因公临时出国（境）综合服务管理系统“中打印
（1）一份《备案表》前往组织或人事部签字盖章；
（2）下载《因公出国申请表》word版本自行补充空缺信息后打印，表中派遣单位意见、负责人签名及章已自动生成（此表无需盖章，但需要彩色打印）；
（3）下载《AV淘宝
因公出国人员信息表》word版本，自行补充空缺部分后打印；
（4）户口本的本人信息页复印件、身份证正面复印件；
（5）办理签证所需的其它材料：请前往因公临时出国（境）综合服务管理系统主页
最下方“帮助”栏下载《各国签证要求》查看。
（6）中国与外国互免签证协定一览表，请点击链接//cs.mfa.gov.cn/gyls/lsgz/fwxx/t833978.shtml查看。
2、赴港澳地区签注材料：在“因公临时出国（境）综合服务管理系统“中打印
（1）一份《备案表》前往组织或人事部签字盖章，
（2）《办理赴港澳任务批件、通行证事项表》word版本，自行补充空缺部分后打印；
（3）下载《因公赴港澳申请表》word版本自行补充空缺信息后打印，表中派遣单位意见、负责人签名及章已自动生成（此表无需盖章，但需要彩色打印）；
（4）户口本的本人信息页复印件、身份证正面复印件。
二、前往信息学部国际交流服务中心209室（湖北省外办服务窗口）办理相关手续（每周至少两次送件，各国使馆签证办理要求不一样，所需时限也不同）。
返校手续
一、因公出访任务结束返校后7日内，出访人员在系统中：
1、上传因公证件的主页
、签证/注页、出入境页扫描件及总结报告；
2、因公证件归还至信息学部国际交流服务中心108室，
3、出访人员（团组中所有成员）在因公证件归还的第二天起，方可在自助打印机上打印①AV淘宝
出国、赴港澳任务批件（确认件）， ②AV淘宝
因公临时出国（境）人员申请表 。
【自助打印机服务终端位置分布：文理学部国际交流部1楼、文理学部综合事务服务中心（当代楼）1楼、信息学部国际交流服务中心1楼、工学部雅各楼1楼大厅（左手边）、人民医院第一临床学院教学楼1楼、医学部8号楼1楼大厅（右手边）、口腔医院14楼】
二、财务报销所需材料；
1、《AV淘宝
出国、赴港澳任务批件（确认件）》;
2、《AV淘宝
因公临时出国（境）人员申请表》（校外人员提供其所在单位的审批表）；
3、《AV淘宝
因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》；财务预算表无需签字盖章
4、对方邀请函；
5、因公证件及出入境记录页复印件；
6、相关票据；
7、特殊事项说明。
三、备案表办理流程
根据上级有关规定，结合学校实际，特制定我校因公出国（境）人员审批流程如下：
1.出访人员在外事管理系统提交申报材料，线上审核通过收到短信后，在系统自行下载自动生成的备案表，用A4纸张打印1份。
2.学校中层以上领导干部（不含中层业务干部）到组织部办理备案手续。
3.教职工（包括中层业务干部、社会用工人员、外籍人士、港澳台同胞等）到人事部办理备案手续。
